¿Cómo evaluar el ROI por una implantación de Business Intelligence?

¿Por qué es importante medir los resultados de una implantación en la empresa?

Lo más importante para las empresas de hoy y para sus departamentos financieros es determinar si están realizando una inversión o un gasto cuando estudian una implantación de un sistema de Business Intelligence. Esta premisa es fundamental y decide muchas veces su inicio o rechazo.

¿Cómo calcular el ROI es la pregunta habitual? Pero la gran pregunta es Quién calcula el ROI, porque el cómo calcularlo es simplemente un método y si se quiere se elimina el “simplemente”.

Hasta hace poco tiempo y aún algunas empresas incluyen el ROI en sus presupuestos,  considerando una estimación del impacto de la implantación en la empresa, pero ¿cuál es el nivel de certeza de estos cálculos? Esta es una de las preguntas frecuentes, pero su  respuesta se encuentra en el núcleo mismo de la gestión empresarial, por ello, la gran dificultad de definir los impactos positivos requiere de un profundo estudio que difícilmente se puede llevar a cabo durante la etapa pre-cierre. En todo caso, se realizan ciertos acercamientos en áreas concretas donde se presumen deficiencias o han sido perfectamente expuestas por la empresa que solicita el presupuesto.  

La situación anterior genera en sí mismo varias posibilidades:

a)      Que la empresa tenga la posibilidad de evaluar  el  retorno de la inversión y por lo tanto, saben lo que quieren y el por qué lo necesitan.

b)    Que la empresa no tenga las posibilidades de evaluar el ROI por desconocer sus alcances o por desconocer algún método de cálculo, o simplemente porque no tiene el tiempo para realizarlo.

La segunda situación suele ser la más común en la PYMES y la primera en las empresas de mayor facturación y gestión. 

En ambos casos, lo ideal es desarrollar “con criterios conjuntos”, cálculos con un  mayor grado de acierto los impactos positivos de una aplicación de Business Intelligence en la empresa, sin esta colaboración cualquier cifra mostrada dentro de un presupuesto no será nada más que un relleno difuminado entre mucha pompa y la realidad.

Implantando ERP en las empresas

SynerPlus recomienda identificar los “asuntos críticos” de la empresa antes de tomar una decisión de implantación de un ERP.

Para los que están en la situación de evaluar la incorporación de un ERP o de cualquier sistema transaccional en su empresa le proponemos unas pequeñas ayudas que posiblemente le ayuden a tomar una decisión rentable. Saltando las ensaladas de anglicismos, palabras que muchas veces no entendemos pero que suenan bien o por lo menos eso parecen, se deben tener en cuenta algunos criterios fundamentales a la hora de valorar sus opciones.  

El primero es Identificar claramente sus áreas críticas y por lo tanto sus necesidades actuales, Ud. es un empresario y sabe perfectamente cuáles son, sin embargo, existe el riesgo de perderse en el camino cuando recibe muchas ofertas que resuelven todo de forma indiscriminada. Estos ofrecimientos deben analizarse cuidadosamente para separar la realidad de la fantasía comercial.

El segundo paso es Sincronizar sus necesidades reales con una solución ERP que resuelva su necesidad, que le permita evolucionar y que evite caer en la «paradoja tecnológica». No pretenda resolver toda su problemática en un solo paso. Es común dentro del entusiasmo inicial, pretender generar muchas soluciones a través de los nuevos sistemas de gestión y es aquí cuando surge el conflicto. Esto sucede además porque dentro de los presupuestos,  lo que no se ha considerado dentro de los alcances de la implantación, está fuera. Y luego ¿cómo va a volver a llamar a este consultor? 

Los seres humanos creemos que la lógica es la forma de pensar clara  y la mejor manera de resolver los problemas. Sin embargo, el pensamiento humano es de forma natural asociativo y emocional, y a veces infravaloramos este aspecto y sobrevaloramos la lógica, entonces ¿cuándo surgen las verdaderas necesidades de la implantación? Durante su trabajo diario, cuando se aprende a usa y a identificar sus fortalezas y debilidades. 

La solución Selenne ERP más allá de ser un software bien concebido es una organización que se preocupa de la evolución en el uso, no es una implantación que se finaliza sino que empieza cuando otros creen haber terminado.

Nuevas alternativas de gestión

Los sistemas de Business Intelligence son aún los grandes desconocidos en el mundo PYME.

A pesar del avance de los nuevos conocimientos, redes sociales y el internet, realmente los sistemas de Business Intelligence siguen siendo “periféricos”.

Es cierto que en los últimos años se ha producido un incremento considerable de la publicidad acerca del Business Intelligence,  es como un río que suena pero no se tienen siempre los criterios de cómo funciona realmente; de lo que es  generándose  una verdadera confusión entre lo que es un cuadro de mando, o cuál es el concepto de Business Intelligence, para que sirven las tecnologías multidimensionales o qué es un dashboard.

Por ello el presente artículo SynerPlus pretende mostrar  algunos  conceptos que permitan colaborar con el conocimiento del Business Intelligence. Según Wikipedia “el término inteligencia empresarial se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones. Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, bien como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales. Las herramientas de inteligencia se basan en la utilización de un sistema de información de inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos de producción, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con datos económicos. 

Mediante las herramientas y técnicas ELT (extraer, cargar y transformar) o actualmente ETL (extraer, transformar y cargar) se extraen los datos de distintas fuentes, se depuran y preparan (homogeneización de los datos) para luego cargarlos en un almacén de datos.”

Un cuadro de mandos es una forma de hacer Business Intelligence porque intenta reagrupar el conocimiento sobre la ejecución de una estrategia controlada, o es una forma de representación de rápida comprensión que puede utilizarse para evaluar un modelo de empresa, una o varias estrategias específicas.

La Plataforma Selenne BusinessIntelligence cubre la gran deficiencia de obtención de información procedente de los sistemas transaccionales tipos ERP o CRM, y permiten a las empresas medirse correctamente, identificar su información generando conocimiento con ella y obtener una verdadera inteligencia de negocio.